Казалось бы — изготовление факсимильных печатей в нашем салоне далеко не является услугой, приносящей хоть сколько-нибудь заметный по сравнению с другими услугами доход, но именно этот вид печатей чаще всего вызывает у наших клиентов множество вопросов. Что ж, пришло время ответить на них!
Для начала разберёмся, а что же это такое — факсимиле или факсимильная подпись (печать, штамп)
Факсимиле — это точное и достоверное воспроизведение при помощи технических средств графического оригинала, будь то рукопись, рисунок, чертёж, подпись и т. д. В нашем деле под факсимиле, или факсимильной печатью, чаще всего подразумевают печать (или штамп), оттиск которой представляет собой точную копию чьей-либо подписи.
В делопроизводстве такая печать используется для ускорения заверения документов, или же для заверения документов во время отсутствия самого автора подписи (с его согласия, разумеется!) и, как следствие, невозможности поставить на документ «настоящую» подпись.
Факсимиле с точки зрения закона
Порядок использования факсимильной подписи для совершения гражданско-правовых сделок описан в ст. 160 ч.2 ГК РФ: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, точно как и собственная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, к сожалению, не столь немногочисленны.
Гражданско-правовые сделки — можно
Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Документы бухгалтерского и налогового учета — не понятно, но скорее нельзя
Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя. Согласно законодательству о бухгалтерском учете первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных
лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Финансовые и платёжные документы — нельзя!
Факсимиле ни в коем случае нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут
проходить в качестве доказательств по делу.
Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность
использовать факсимиле) к ним не применяется.
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.
Таким образом, как оказывается, с факсимильной печатью не особо и разгуляешься. Тем не менее, во внутреннем документообороте вашей организации печать или штамп с подписью может сильно сократить время на рутинные задачи, оставив больше простора для действительно важных дел.
Подытожим. Где всё-таки можно использовать факсимиле:
- При совершении определённых сделок;
- В письмах с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
- В почетных грамотах, пригласительных открытках, бумаг извещающего характера;
- В копиях различных официальных бумаг;
- В квитанциях по аккредитиву;
- На наградных удостоверениях;
- В различных патентах, свидетельствах, сертификатах Федеральной
службы по интеллектуальной собственности и других документах этой
службы;
- В свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
- На полисах обязательного медицинского страхования.
Поэтому, если вам для ваших дел вдруг понадобится такая печать, мы её обязательно изготовим. Адрес тот же — здесь :)
При написании статьи использовались материалы сайта Гарант.ру.
