Говорим о наболевшем, а ещё публикуем инструкцию, как сохранять свои документы в первозданном виде — чтобы больше ничего и никуда не съехало.

Типичная ситуация в типографии: вы приносите файл на печать — например, документ в формате Microsoft Word. На вашем компьютере всё выглядело отлично: шрифты ровные, таблицы на месте, картинки не смещены. Но при открытии в типографии документ внезапно изменился: текст «съехал», один шрифт заменился на другой, а часть картинок сдвинулась или вовсе исчезла. Знакомая ситуация? Ещё бы.

Это происходит не потому, что кто-то что-то испортил — а потому что офисные форматы вроде Word, Pages и других чувствительны к разным версиям программ, шрифтам и настройкам. Решение этой проблемы — сохранить документ в формате PDF.

Дальше немножечко ликбеза о самом формате, о его плюсах и минусах, а затем расскажем, как сохранить в нём свой документ и отнести его на печать.

PDF — что это за формат и почему он надёжен

Формат файла PDF (Portable Document Format) был разработан компанией Adobe Systems в 1993 году. Цель была простой, но амбициозной: создать универсальный формат для документов, который бы одинаково отображался на любом компьютере, в любой операционной системе, и — что особенно важно — при печати.

Сегодня PDF — это международный стандарт (ISO 32000) и один из самых распространённых форматов для обмена документами.

Формат PDF — идеальный формат для печати. Смотрите сами:

• ✤ Структура не меняется. Независимо от того, на каком устройстве вы открываете файл, его содержимое будет точно таким же, как при сохранении.
• ✤ Шрифты встраиваются внутрь файла. Вам не нужно беспокоиться, установлены ли нужные шрифты на чужом компьютере.
• ✤ Совместимость с любой типографией. Все современные принтеры, копировальные аппараты и программы без проблем открывают и печатают PDF.
• ✤ Поддержка графики, таблиц, форм и других элементов. Документ сохраняет полную визуальную целостность.

Минусы формата PDF

Конечно, несмотря на надёжность и универсальность, формат PDF имеет и свои недостатки, о которых важно знать, особенно если вы работаете с документами регулярно. Это и сложность редактирования (PDF изначально задумывался как формат для конечного представления, а не для редактирования), и не всегда бесплатное программное обеспечение (да, PDF можно открыть почти в любой системе бесплатно, в том числе в браузере, но редактировать формат удобно можно лишь в платных программах, таких как Adobe Acrobat Pro, PDF Expert и прочих).

Правда, для наших задач — а именно передачи файла на печать в неизменном виде — эти недостатки совершенно не критичны. Важно лишь правильно сохранить документ.

Как сохранять свои документы в формате PDF?

Далее техническая информация: пошагово покажем, для разных программ сохранить ваш документ в формат файла PDF и тем самым подготовить его для печати в первозданном виде.

Microsoft Word (Windows и macOS). Способ 1: через «Сохранить как»

• ✤ Откройте документ
• ✤ Нажмите Файл → Сохранить как
• ✤ Выберите место для сохранения
• ✤ В выпадающем списке Тип файла выберите PDF (*.pdf)
• ✤ Нажмите Сохранить.

Microsoft Word (Windows и macOS). Способ 2: через «Печать»

• ✤ Откройте документ
• ✤ Нажмите Файл → Печать
• ✤ В списке принтеров выберите Microsoft Print to PDF (или Сохранить как PDF на macOS)
• ✤ Нажмите Печать — вместо физической печати откроется окно для сохранения PDF.

Apple Pages (на Mac)

• ✤ Откройте документ в Pages
• ✤ Нажмите Файл → Экспортировать в → PDF
• ✤ Выберите качество (лучше всего — «наилучшее» для печати)
• ✤ Нажмите Далее, выберите место сохранения и нажмите Сохранить.

LibreOffice (Writer)

• ✤ Откройте документ
• ✤ Нажмите кнопку Экспорт в PDF на панели инструментов (значок в виде красного PDF-файла)
• ✤ При необходимости настройте параметры (качество, поля, защита и т. д.)
• ✤ Нажмите Экспорт, выберите место и сохраните файл.

OnlyOffice (ПК-версия и онлайн-версия)

• ✤ Откройте документ
• ✤ Нажмите Файл → Скачать как → PDF (в онлайн-версии)

или

• ✤ Файл → Экспорт → PDF (в ПК-версии)
• ✤ Выберите параметры и сохраните.

Google Docs (онлайн)

• ✤ Откройте документ
• ✤ Нажмите Файл → Скачать → Документ PDF (.pdf)
• ✤ Файл автоматически загрузится на ваш компьютер.

Всё готово — вы великолепны!

Совет от профессионалов: перед печатью откройте свой PDF-файл на другом компьютере или смартфоне — если всё отображается корректно, значит, и на печати всё будет в порядке.

Обращайтесь в «Смоленские печатники»: мы быстро и за очень разумные деньги (всего 5 рублей лист!) распечатаем вам ваш документ. И именно таким, каким вы его задумали и создали у себя на компьютере.